Sistemas Contábeis, por que é necessário um banco de dados seguro

Novos desafios para os Sistemas Contábeis

Com a chegada do SPED, as obrigações acessórias mudaram as rotinas do escritório contábil e modificou os sistemas contábeis, que agora, em sua estrutura as bases de dados são mais complexas e ficam bem maiores, o acumulo de informações mais que quadruplicou e sem a integridade dos bancos de dados os escritórios correm risco de falhas graves que podem diminuir o ritimo de trabalho trazendo dificuldades para entrega das obrigações ao cliente.

Mais detalhes sobre banco de dados

Um banco de dados de Sistemas Contábeis não são diferentes de outros sistemas do mercado, necessitam de rotinas de backup, manutenção, analise de erros e principalmente segurança. São muitos os bancos de dados encontrados, que vai desde Open Source (sem custo) como Mysql, Postgree, e Firebird como pagos como SqlServer, Oracle e Sybase, entre outros que eu poderia citar em vários parágrafos nesse artigo, mas vamos falar rapidamente sobre o banco de dados.

Os bancos de dados SQL cujo a abreviação se refere a Structured Query Language, modalidade que domina o mercado sendo utilizado pela maioria dos sistemas, sua estrutura é formada por tabelas, colunas e campos que organizam as informações sendo estruturado por relacionamentos entre as tabelas e campos, dessa forma possibilita a busca das informações pelos programas melhorando o desempenho e economizando recursos dos servidores. Estou falando superficialmente apenas para clarear o conteúdo, para entender melhor o funcionamento de um banco necessitaria de um outro artigo e mais longo, que acredito não ser o foco do leitor atual.

Uma base de dados de sistema em alguns casos são passíveis de manutenção por rotinas de limpeza e otimização já que, com o tempo ele fica lento devido a dados alterados e apagados que geram residuos na base, essas rotinas são feitas normalmente por DBAs, mas podem estar incluída na aplicação e ser feita automaticamente. Essa informação pode ser encontrada no suporte das empresas que fornecem os sistemas.

Faça perguntas ao fornecedor

Voltando a falar dos novos desafios, na demanda atual, o banco de dados de um sistema contábil grava milhares e registros por hora, sendo necessário maior capacidade e velocidade dos HDs (SATA, SCSI, SAS) onde estão instalados, sendo assim, quando for comprar um servidor, peça uma analise de um especialista para saber dimensionar qual equipamento será necessário para o tipo de trabalho que será executado pelo sistema.

Você pode também solicitar para empresa que desenvolveu o sistema, informações sobre a infraestrutura necessária como configurações na rede de computadores, melhores equipamentos para executar a aplicação e manutenções de rotina,.

Um servidor mal dimensionado por provocar gastos desnecessário ou troca muito cedo do equipamento e uma rede com problemas ou mal configurada pode ser nociva ou causar erros nos registros da base de dados.

Troca do Sistema Contábil

A troca do seu sistema contábil por outro mais robusto deve passar por fatores como, linguagem de programação mais moderna e mais híbrida, para estar presente no ambiente Cloud, um banco de dados relacional e capaz de comportar a demanda de registro que o SPED exige, um bom suporte  e uma estrutura desenhada por DBA (Data Base Administrator). Sendo assim, sempre é bom estar atento no  momento de assinar um sistema de contabilidade e fazer perguntas básicas como.

Seu sistema usa qual banco de dados?

O banco de dados exige configurações específicas em Rede?

Seu sistema pode ser executado em qualquer versão ou configuração de Rede?

Existe um backup automático na aplicação?

Lembre-se, o momento atual exige qualidade nos sistemas, não só nas rotinas mas na capacidade de atendê-lo e solucionar questões da base de dados.

Banco de dados e os sistemas em nuvem

Quando falamos em sistemas em nuvem, uma pergunta que se deve fazer é, posso ter uma cópia dos meus dados mesmo que o sistema não esteja em minha rede local?

A resposta é sim, desde que a empresa fornecedora do sistema em nuvem tenha essa opção, mas pelo que vi no mercado os sistemas em nuvem contam com backup no ambiente da nuvem e garantem a segurança e disponibilidade em caso de crise. Vale a pena solicitar mais detalhes quando for assinar o contrato.

Conclusão

Nas poucas linhas desse artigo procurei alertar e dar algumas dicas sobre banco de dados de sistemas contábeis, que pode dar outra perspectiva para o Contador ou mesmo abrir os olhos para detalhes que  devem ser analisados no ambiente do escritório, solicitadas na contratação ou troca do Sistema Contábil, esses detalhes podem fazer a diferença no futuro, pois com a chegada do SPED os sistemas estão passando por uma transformação em tempo real, onde, em questão de bons sistemas, o joio será separado do trigo e muitas empresas de software que não estão se atualizando com os novos padrões de tecnologia, devem perder espaço ou mesmo deixar de existir.

 

Ailton Silva

Pos graduado em Gestão de sistemas

20 anos de experiência em TI